Da qualche anno ormai lavoro da casa in una modalità Smart Working come comunemente si usa chiamarlo in Italia.
Diciamo che è una modalità di organizzazione del lavoro abbastanza flessibile che prevede maggiore autonomia nella scelta di spazi di lavoro e di orari lavorativi.
Motivo per cui direi che la pandemia ha anche creato una certa libertà d'azione. Ma come tutti sappiamo, da un grande potere derivano spesso grandi responsabilità.
Da un lato, lavorare da casa promette vantaggi ma comporta nello stesso tempo diverse sfide che rendono indispensabile organizzarsi meglio in modo da raggiungere un equilibrio sostenibile.
Considerando inoltre i ritmi della vita moderna è facile cadere in preda a momenti di sconforto. Anche perché lavorare da casa comprende tutta una serie di eventi sia di tipo emotivo che fisico.
Oltre il lavoro bisogna gestire al meglio la vita di coppia, combattere la monotonia, la solitudine, la mancanza di motivazione, mantenersi in forma, ritagliarsi del tempo per se stessi e chi più ne ha più ne metta .....
Negli ultimi 2 anni ho dovuto imparare a mie spese come creare un ambiente ottimale e superare questo tipo di barriere.
Volevo a questo punto condividere con te i miei 5 preziosi consigli per garantire che la tua esperienza di lavoro da casa sia positiva e produttiva.
1. Crea uno spazio dedicato solo per il lavoro
Ci sono almeno due buone ragioni per farlo. In primo luogo, ti aiuta molto ad entrare nel mood giusto, ovvero nella mentalità del lavoro.
Inoltre ti permette di creare un'equa ripartizione tra vita professionale e vita privata. Sopratutto in un contesto dove la propria casa diventa ormai sia ufficio che abitazione.
Quindi stai attento perché usare il letto come spazio di lavoro significherebbe portarsi il lavoro con te a letto, sia in senso letterale che figurato.
Per dirla in termini molto semplici, dovremo associare i nostri letti solo a due cose: il sonno e l'intimità.
Idem vale per il pranzo. È meglio non mangiare mai alla scrivania oppure portarsi il portatile in cucina.
Il segreto è avere da qualche parte in un angolo dedicato, una scrivania, una sedia ergonomica e abbastanza luce naturale durante il giorno.
2. Crea un'efficace routine mattutina
Mantenere la routine è essenziale quando si lavora da casa soprattutto perché le distrazioni sono infinite. Tra svegliarsi, lavare i denti, fare una doccia, fare colazione, ci si trova a dover gestire tutto a partire da lavoro, casa, coppia e figli.
La routine a questo punto ci da un senso di struttura prevedibile e rassicurante. Questo ci aiuta a migliorare la concentrazione, l'organizzazione e la produttività. Qui banalmente basterebbe una semplice to do list settimanale.
Io per esempio pianifico ogni fine settimana come dovrei svolgere le faccende domestiche, le attività lavorative, le riunioni, l'esercizio fisico, il pagamento delle bollette e tutte le solite cose che devo fare la settimana dopo.
Una volta che questa lista diventa la mia routine, è più facile portare a termine tutto, perché diventa di fatto abitudine.
3. Procurati gli strumenti digitali indispensabili per la tua attività
Lavorare da remoto spesso implica sapersi organizzare in autonomia e questo diventa semplice solo se usiamo gli strumenti giusti.
Qui mi riferisco alle app pensate come strumento per la gestione del flusso di lavoro, organizzare il tempo, tracciare i progressi e sopratutto condividere il lavoro insieme agli altri.
Ecco qui alcuni strumenti utili che mi hanno aiutato:
- ExplainEverything oppure Conceptboard per esprimere visivamente le tue idee in tempo reale.
- Microsoft Teams o Zoom per la videoconferenza
- Milanote, Notion, Trello o Todoist per organizzare qualsiasi progetto o attività.
- Keynote o PowerPoint per le presentazioni.
- Microsoft 365 per rimanere sempre in linea con i vari standard aziendali.
- Uno tra Apple Note, Google keep, Simple Note, Drafts, Bear, Obsidian per gli appunti di testo
- Un ottimo PKM per la gestione e la condivisione della conoscenza personale.
4. Usa il time blocking quando ti senti sovraccaricato di attività.
Il time blocking è un metodo di gestione del tempo che ti permette di dividere la tua giornata in segmenti di tempo. Ogni blocco potrebbe essere dedicato all'esecuzione di un'attività specifica, oppure di un gruppo di attività correlate tra di loro.
La quantità di tempo che avanza ogni settimana per riuscire a concentrarsi sul lavoro è uguale al tuo orario di lavoro meno l'orario di collaborazione e riunioni.
Ad esempio: Se il tuo orario di lavoro è di 40 ore settimanali dove eventualmente trascorri 30 ore tra riunioni, posta elettronica chat e chiamate, significa che 75% del tuo tempo lo dedichi alla collaborazione. Ti resta 25% di tempo disponibile per concentrarsi sul lavoro individuale.
Scopri qual è la tua percentuale e bloccalo in anticipo. Questo è l'unico segmento di tempo a tua disposizione per essere produttivo ed evitare appunto di sentirti sovraccaricato di attività inutili.
5. Prenditi cura del proprio benessere psicofisico
C'è un antico detto romano che recita: “mens sana in corpore sano”. In altre parole, i ritmi della mente e del corpo si devono allineare per garantire una distribuzione uniforme dell’energia necessaria per il benessere psico-fisico.
Sono tutti elementi essenziali per avere una mente calma, curiosa e creativa. Ciò può contribuire allo sviluppo psicologico, che a sua volta può favorire al sostegno delle altre aree della vita come il mantenimento di una famiglia, l'amicizia, il lavoro, le finanze, metti qui la tua.....
Ed ora, ecco qui il mio segreto, un segreto molto semplice, si fonda su pochi ma precisi principi:
- Praticare la meditazione mindfulness
- Avere un nutrizionista
- Prioritizzare la qualità del sonno
- Camminare almeno un'ora al giorno
- Bere la giusta quantità di acqua
- Spendere tempo in mezzo alla natura
- Imparare a respirare correttamente
p.s. Arrivati fin qui, spero di averti dato qualche utile consiglio su come organizzare al meglio lo smart working.
Se ti va ovviamente fammi sapere come ti stai trovando lasciando un commento qui sotto!
