Nel contesto lavorativo sempre più digitalizzato, la questione cruciale riguarda l'organizzazione del nostro patrimonio informativo e dei contenuti.
Tuttavia, non limitiamoci solo al lavoro: l'accumulo di elementi digitali personali come appunti, immagini e idee è in continua crescita.
Eliminare la carta non risolve tutti i problemi legati all'organizzazione.
Pertanto, in questo articolo esplorerò una serie di strumenti e processi indispensabili per una migliore organizzazione della nostra conoscenza personale in ambito digitale.
Scopriamo insieme perché il PKM (Personal Knowledge Management) potrebbe rappresentare la soluzione definitiva.
Gestione personale della conoscenza (PKM)
La gestione personale della conoscenza (PKM) rappresenta un modo per conservare e organizzare le idee, creando un luogo in cui puoi archiviare e preservare le informazioni raccolte durante le tue attività scolastiche, lavorative o personali.
Sebbene il concetto di PKM sia diventato estremamente popolare di recente, in realtà non si tratta di una novità assoluta. In passato, era noto come "commonplace book" (libro degli appunti comuni) ed era utilizzato per compilare conoscenze, scrivere libri o condurre ricerche.
Oggi, viene persino definito come il nostro "secondo cervello digitale" o talvolta viene chiamato "digital garden" o "Zettelkasten". In realtà, queste sono semplicemente espressioni e termini che descrivono l'approccio con cui organizziamo la nostra conoscenza digitale.
L'importanza di un PKM: ne ho davvero bisogno?
Nell'era digitale, siamo costantemente bombardati da un'enorme quantità di informazioni. Pertanto, diventa sempre più necessario e opportuno organizzare la nostra conoscenza.
Se possiedi uno smartphone, è probabile che tu abbia già a che fare con una forma di PKM. Tuttavia, il sistema che utilizzi potrebbe non essere stato progettato o scelto consapevolmente da te.
Indipendentemente dal tipo di lavoro che svolgi, tutti noi affrontiamo la sfida di organizzare note, appunti, immagini o idee.
Ecco perché la logica alla base del PKM può aiutarti a organizzare in modo più efficace le tue attività.
Immagina se potessi:
- Catturare facilmente tutte le tue idee in un unico luogo
- Creare un database su cui puoi costruire e sviluppare nuove connessioni
- Trovare rapidamente ciò di cui hai bisogno
- Non preoccuparti più della logica di archiviazione perché è già definita
- Organizzare idee e progetti senza stress, utilizzando un insieme di processi appositamente sviluppati
Costruire un sistema personale di gestione della conoscenza
Di seguito ti elenco le funzioni chiave di un PKM.
1. Raccolta delle idee
L'informazione ha un punto di ingresso. Molte delle informazioni digitali che riceviamo rientrano in questa categoria prima ancora di essere organizzate.
Ad esempio:
- Ricevi una e-mail che richiede un'azione lavorativa da completare.
- Acquisti un corso su Udemy che ancora devi terminare.
- Devi prendere appunti per un progetto specifico.
- Aggiungi un segnalibro su Instapaper per consultarlo in futuro.
- Guardi un video interessante su YouTube.
- Ricevi un messaggio importante su Telegram.
- Scarichi un'immagine da Pinterest.
Se pensi di poter ricordare tutto ciò a memoria, ti garantisco che ti renderai solo la vita più complicata. È per questo che dovresti creare delle regole su come gestire tutti questi input.
Chiameremo questo punto di ingresso "magazzino delle idee". Il suo scopo sarà facilitare l'acquisizione delle idee da diverse fonti nel nostro PKM, garantendo che rimangano disponibili per un periodo di tempo determinato. La stessa logica si applica ai file, alle cartelle e a qualsiasi altro tipo di oggetto digitale.
Ecco un esempio di come ho strutturato il mio magazzino delle idee (clicca per ingrandire):
Ecco alcuni strumenti utili per la raccolta delle idee (Idea storage):
Questi strumenti possono aiutarti a catturare, organizzare e archiviare le tue idee provenienti da diverse fonti in modo efficace e accessibile.
2. Elaborazione delle idee
In questa fase, puoi favorire la disseminazione delle idee, dei contenuti, delle note e delle foto in un unico luogo per rifletterci su.
Immagina una sorta di lavagna digitale in cui puoi espandere il tuo pensiero visivo, creare mappe mentali, sviluppare progetti e stabilire relazioni. Non tutte le gemme che hai raccolto sono necessarie, quindi scarta ciò che è superfluo e conserva solo ciò che ha senso.
Di seguito è presentato un esempio di come ho strutturato la cosiddetta "Idea factory" (clicca per ingrandire):
Ecco alcuni strumenti di pensiero visivo che ti suggerisco per elaborare i dati raccolti nella fase precedente:
Questi strumenti ti consentono di organizzare, visualizzare e sviluppare le tue idee in modo creativo e strutturato. Puoi utilizzarli per creare diagrammi, organizzare progetti, creare elenchi di attività e altro ancora, facilitando così il processo di elaborazione delle tue idee..
3. Output: Punto d'azione
Dopo aver collegato i punti delle tue idee, è importante avere un modo per esprimerle. Quello che produci dipende interamente da te. Il tuo sistema PKM dovrebbe consentire di esportare i risultati ottenuti in diversi contesti.
Ad esempio, potresti:
- Consegnare un progetto di lavoro
- Scrivere un blog
- Preparare una tesi di laurea
- Caricare un video su YouTube
- Pubblicare un libro
- Gestire la tua vita
- Organizzare meglio un team di lavoro
- Costruire una casa da zero
- Fare una presentazione in PowerPoint
- Inserire qui la tua idea...
L'output rappresenta il risultato che produci dopo aver elaborato mentalmente i materiali disponibili. È qui che trasformi le tue idee in realtà.
Ecco un esempio di output (clicca per ingrandire):
Risorse consigliate per costruire il tuo PKM
Ecco una lista di risorse consigliate per costruire il tuo PKM:
Trova l'app che si adatta meglio alle tue esigenze, ma ricorda che il framework del PKM non si basa solo sugli strumenti, ma principalmente sulle regole che stabilisci per sviluppare relazioni tra le tecnologie che già stai utilizzando.
Ad esempio, puoi prendere appunti di testo in Drafts o Google Keep, raccogliere idee in Mymind o Raindrop, gestire progetti in Trello o Evernote, creare mappe mentali in Xmind o Mindnode e così via.
Puoi anche utilizzare applicazioni come Ulysses o Scrivener per scrivere un libro, esportare documenti in PDF o PowerPoint e altro ancora. Scegli le risorse che si adattano meglio al tuo stile di lavoro e alle tue preferenze.
p.s. Tu come hai organizzato il tuo PKM digitale?
Per favore, condividi la tua organizzazione del tuo PKM digitale nei commenti.
