Cos’è Evernote come funziona e come si usa?

Evernote

Cos'è Evernote?

Evernote è uno strumento nato per organizzare meglio il tuo lavoro. Questo ti da l’opportunità di avere a portata di mano ovunque ti trovi tutti i dati di cui hai bisogno.

Che cosa può fare Evernote per te?

  1. ritrovare immediatamente qualsiasi tipo di informazione hai raccolto durante gli anni

  2. salvare documenti di uso quotidiano ovunque ti trovi e con estrema semplicità (es. fatture, scontrini, pdf, disegni, idee, liste spesa etc)

  3. ricercare dentro il testo salvato anche se è una foto o un documento pdf.

  4. creare obiettivi e flussi, definire progetti e scrivere articoli blog o semplicemente salvare la tua documentazione di lavoro

Come funziona Evernote?

Questa e' una guida passo passo che ti spiega come funziona Evernote. A fine articolo avrai una migliore conoscenza su come usarlo come software gestione attività/progetti oppure se preferisci come agenda per appuntamenti personali o guida di viaggio.

Evernote e' GRATUITO?

Si. Pero offre anche alcune opzioni Premium.

Quale è la differenza tra Evernote Basic e Premium ?

Evernote e' completamente gratuito da usare nella versione basic ma c'è un limite di upload di 60 MB al mese. Devo essere sincero, per quanto complesso sono nell'organizzazione non ho mai superato il limite perché la maggior parte dei miei appunti sono in chiaro testo.

Per chi invece decide di acquistare la versione premium può usufruire in più di:

  • 10 GB upload ogni mese

  • la possibilità di cercare testo nei documenti e nei pdf

  • la possibilità di spedire mail direttamente nei tuoi taccuini preferiti

  • puoi avere le tue note offline anche nei dispositivi mobile

  • visualizzare le tue note in modalità presentazione

  • possibilità di visualizzare uno stato precedente di una nota

Per chi va meglio Evernote Premium?

Se usi spesso gli allegati PDF/DOC, la funzione mail di Evernote e vuoi avere la possibilità di tenere offline le note su tutti i tuoi dispositivi allora ti conviene usare Evernote Premium.

Prima di pagare il servizio ti consiglio di provare Evernote Premium per 30 giorni gratis qui senza necessita' di usare carte di credito.

A fine dell'abbonamento premium se decidi di non andare avanti, potrai continuare nella versione free. Ti ricordo inoltre che le tue note non verranno cancellate, potrai sempre accedere ai tuoi dati. 

Quanto costa Evernote?

La versione Premium costa circa 59$ all'anno. Una via di mezzo sarebbe la versione Plus 29$ all'anno che limita pero l'ho spazio di upload mensile a 1Gb togliendo anche la ricerca del testo nei file PDF e DOC e l'annotazione dei file.

Se sei interessato di andare avanti, ecco qui in anteprima i topic che ricopro in questo articolo:

1. I taccuini di Evernote
2. I taccuini offline
3. I taccuini online
4. Gli stack
5. I tag (etichette)
6. Quando usare i tag?
7. Come usare i tag efficacemente?
8. Come salvare una ricerca in Evernote?
9. Come funziona il riconoscimento OCR di Evernote?
10. Spedire note via mail

11. Come usare la mail di Evernote?
12. Come fare le ricerche efficacemente in Evernote?
13. Come uso io Evernote ?
14. Come mantenere Evernote pulito?
15. Cosa manca in Evernote?
16. Cosa Evernote non è?
17. Alternative a Evernote
18. Cosa c'è dietro Evernote ?
19. Evernote e' sicuro?
20. Conclusione

Taccuini-Evernote

I taccuini di Evernote

Per iniziare a capire come funziona Evernote andiamo a capire meglio come viene strutturato.

Ogni nota che crei in Evernote viene salvata in un taccuino (ovvero Notebook raccolte di note).

Evernote mette a disposizione 2 tipi di taccuini, uno locale (offline) e uno sincronizzato.

I taccuini locali possono essere utilizzati solo sul computer in cui vengono creati, mentre quelli sincronizzati sono disponibili su tutti gli altri computer e dispositivi dove Evernote viene installato

Quando scegliere i taccuini offline? Quali documenti memorizzare qui?

I taccuini offline

I taccuini offline vengono scelti per memorizzare documenti che non intendi sincronizzare via internet come per esempio:

  1. documenti personali

  2. informazioni finanziarie

  3. tutti i dati che ritieni non adeguati per essere sincronizzati via internet.

I taccuini online

Rappresentano quello che probabilmente è il punto forte di Evernote. La possibilità di avere tutti i datti sincronizzati automaticamente e accessibili in qualsiasi tempo, da ogni dispositivo.

Cosa memorizzare nei taccuini online?

  • libri, documenti pdf, manuali, liste spesa, cose da fare

  • idee, progetti, promemoria, aforismi, recensioni libri

  • articoli blog, tutorial, foto, disegni, diario personale

  • appunti presi da web, biglietti da visita, email, numeri telefono

  • film da vedere, idee regalo, inventario degli oggetti* tracciare le proprie attività

  • scrivere la documentazione di lavoro, organizzare un viaggio

  • un progetto di matrimonio, lezioni video, segnalibri

  • agenda per appuntamenti, registrazioni vocali

  • scadenze o obiettivi settimanali, obiettivi e flussi di lavoro

  • il tuo calendario personale

Gli stack

StackTaccuini

Possiamo definire gli stack come gruppi di taccuini insieme.
Gli stack ti permettono di raggruppare i taccuini in qualunque modo ha più senso per te.

Per esempio puoi creare uno stack chiamato progetti per raggruppare tutti i taccuini con riferimento ai tuoi progetti.

Andiamo a vedere un'altro metodo con il quale possiamo strutturare i dati.

I tag (etichette)

I tag ti permettono di aggiungere parole chiave alle tue note per poi filtrare più efficacemente i risultati nelle tue ricerche.

Quando usare i tag?

Personalmente uso i tag solo per le note che ho deciso di tenere a lungo.

Non penso sia utile usare i tag per le note che non vengono memorizzate per ulteriori riferimenti. 

Tutto ciò che ha scadenza breve va semplicemente scartato a breve quindi niente tag. Questa almeno e' la mia politica. 

Per le altre note invece vale la pena spendere qualche extra minuto nell'assegnazione dei tag dato che sono molto utili durante la ricerca.

Ecco alcuni consigli su come come usare i tag efficacemente:

Evernote-Tag
  • Se la nota fa riferimento a qualche sito allora il tag può fare riferimento al nome del sito

  • Per tutti gli articoli blog che fanno parte di una categoria puoi usare come tag il nome della categoria.

  • Se una nota ti è arrivata da un utente via mail allora puoi usare come tag di riferimento il nome dell'utente

  • Nelle note con una lista di scontrini puoi usare come tag la parola "scontrini"

  • Nei documenti più vecchi potresti usare come tag "archivi" "2017" "2016", etc.

Dato che i tag si possono raggruppare ecco qui un esempio di come usare i gruppi. Nell'immagine che vedi ho creato un gruppo chiamato blog con sotto-tag di riferimento ad alcune parti legati al blog.

Come puoi vedere, non c'è un approccio corretto o sbagliato su come usare i tag in Evernote quindi ognuno può usarli come meglio pensa.

Dovresti comunque fare un minimo di attenzione per non arrivare a confonderti nelle ricerche.

Per esempio se usi tag chiamati "libro" e tag chiamati "libri", ricercare i libri nel posto giusto diventa una confusione.

Salvare una ricerca in Evernote

RicercheSalvate

Probabilmente all'inizio quando hai pochi appunti non riesci a renderti conto di quanto potente è la ricerca di Evernote. Col tempo, quando inizi invece ad avere migliaia di note capisci che la ricerca diventa una necessità.

Ogni ricerca può essere salvata nei preferiti. Inoltre le ricerche salvate vengono sincronizzate su tutti i dispositivi, proprio come le note, i taccuini e i tag.

Questo e' utile in quanto ogni nuova nota aggiunta in Evernote la potrai trovare subito nel campo delle ricerche salvate se rispecchia i tuoi criteri di ricerca.

Ecco come salvare una ricerca in Evernote su vari dispositivi:

Evernote Windows: Effettua la tua ricerca poi seleziona File > Nuova ricerca salvata dalla barra menu
Evernote Mac: Effettua la tua ricerca, poi seleziona Modifica > Trova > Salva ricerca dalla barra menu.
Evernote iPhone: Effettua la tua ricerca, poi tocca la lente con il simbolo + in alto a destra per salvare.

Come funziona il riconoscimento OCR di Evernote?

Grazie alla funzione di riconoscimento del testo (OCR), Evernote ti permette di ricercare il testo nelle foto, nelle bollette, nei scontrini e in qualsiasi foglio PDF o DOC allegato.

Ogni volta che aggiungi un'immagine in Evernote, il sistema di riconoscimento OCR copia il testo che trova all'interno dell'immagine come metadati nella nota permettendoti cosi di ritrovarlo usando la ricerca di Evernote (la ricerca avanzata di Evernote viene approfondita più avanti nel articolo)

Spedire note via mail

Quando inizi ad utilizzare Evernote ti viene fornito anche un indirizzo email. Ogni mail inviata a questo indirizzo viene trasformata in una nota nel interno del tuo taccuino preferito. Questo e' un'altra delle feature utili di Evernote.

Per scoprire il tuo indirizzo di mail Evernote vai su Strumenti > Informazioni Account

Evernote-Impostazioni
Evernote-email

Per esempio se voglio spedire una mail in Evernote per poi salvarla nel taccuino Personale con l'aggiunta del tag #dafare e’ sufficiente che aggiungo all'oggetto della mail la seguente stringa #dafare @Personale.

Ecco qui un esempio di cosa scrivere nell'oggetto della mail se voglio creare un promemoria : Andare in posta @Personale #dafare !2018/03/22

Se vuoi aggiungere un promemoria lo puoi fare con un punto esclamativo !

Nota: I taccuini e i tag devono già esistere nel tuo account Evernote. Spedire invece note a un taccuino inesistente non crea il taccuino. Le note verranno salvate nel taccuino impostato di default.

Se vuoi avere la promemoria nel tuo calendario preferito dovrai sottoscrivere un servizio come Taskclone. Con l'aiuto di Taskclone, ogni volta che vai a creare una nota in Evernote con un determinato tag verrà creata anche una promemoria direttamente nel tuo calendario preferito.

Come usare la mail di Evernote nella pratica?

Ti faccio un esempio. Qualsiasi e-mail ricevo da parte di Amazon nella casella Gmail viene automaticamente etichettata con il tag #amazon e poi viene inoltrata in un taccuino Evernote chiamato Ricevute.

Per fare questo ho usato un filtro di Gmail. Questo ti permette di inoltrare automaticamente i messaggi ricevuti in base ai criteri che hai definito durate la creazione delle regole.

Ora tutte le mie email di Amazon si trovano in un unico posto. Se devo ricercare un ordine so dove andare senza dover cercare nelle mail.

Per ulteriori automatismi con Evernote potresti usare un servizio chiamato IFTTT. Questo ti permette di creare semplici sequenze di comandi, chiamate "recipe" attivando cosi un insieme di altre applicazioni compatibili con Evernote.

Come fare le ricerche efficacemente in Evernote?

RicercaEvernote

Il modo più semplice per fare le ricerche in Evernote è quello di inserire le parole chiave o i tag nella casella di ricerca note.

Per cercare frasi intere ti conviene avvolgerli tra virgolette.

Mentre questo approccio può bastare per la maggior parte delle occasioni, c'è un metodo molto più potente per fare le ricerche.

Andiamo a vedere come.

La ricerca avanzata di Evernote ti permette di cercare le tue note in base alla data di creazione, tipologia di documento che hai allegato o addirittura luogo dove hai aggiunto la nota.

Per sfruttare questa opzione devi usate alcuni operatori di ricerca avanzata.

Gli operatori di ricerca avanzata di Evernote sono praticamente parole chiave che ti permettono di indicare in modo specifico come e dove ricercare il testo.

Ad esempio se digiti tag:dafare nel campo di ricerca Evernote gli stai dicendo di ricercare tutte le note contrassegnate con il tag #dafare

Puoi aggregare più tag nella tua ricerca. Ad esempio per cercare tutte le note contrassegnate con il tag #dafare e con il tag #blog puoi usare la seguente sintassi: tag:dafare tag:blog

Ecco un'altro esempio di ricerca:

notebook:Personale tag:"da fare"

Questa stringa ricerca solo le note all'interno del taccuino Personale contrassegnate dal tag "da fare"

Nota: Per i tag separati da spazio ti conviene avvolgerli tra virgolette. Es. tag:"da fare"

Ecco una lista di operatori di ricerca utili :

  • -tag:* (ricerca tutte le note senza tag)

  • intitle:caffè (ricerca le note con "caffè" nel titolo)

  • notebook:Finanza (ricerca solo le note all'interno del taccuino "Finanza")

  • created:day-2 (saranno riportate tutte le note create negli ultimi due giorni.)

  • created:20151218 (saranno riportate le note create il o dopo il 18 dicembre 2015)

  • updated:day-2 (riporta tutte le note aggiornate negli ultimi due giorni)

  • source:mobile.* (riporta tutte le note create su un'app mobile di qualunque tipo)

  • resource:application/pdf (riporta tutte le note che contengono file PDF)

  • recoType:handwritten (riporta tutte le note che contengono parole scritte a mano)

  • encryption: (cerca note che contengono testo crittografato con il sistema di crittografia incorporato in Evernote)

  • any: pizza birra (riporta le note che contengono "pizza" o "birra" (levando questo operatore: vengono riportate solo note che contengono "pizza" e "birra").

Trovi qui ulteriori operatori di ricerca avanzata di Evernote.

Nota: Puoi usare gli operatori di ricerca avanzata per creare delle ricerche salvate di cui ho già discusso all'inizio del articolo.

Per ora probabilmente pensi che gli operatori sono di troppo ma ti garantisco che diventano utili appena inizi ad accumulare più note nel tuo account.

Come uso io Evernote ?

Evernote-TaskClone

L'idea di base è questa: quando aggiungo una nota in Evernote cerco anche di immaginarmi le circostanze in cui mi posso trovare nel futuro per ritrovarla e quale sarebbe il tag che potrei usare per fare la ricerca in quel momento.

Il punto e' questo: L'ho stato d'animo cambia quando cerchi qualcosa rispetto a quando aggiungi una nota. Perciò devi immaginare le possibili circostanze e le parole chiave che ti servono ad arrivare all'informazione inserita nel passato.

Ecco qui un esempio: Se aggiungo una nota con riferimento a una bolletta già pagata allora il titolo sarà qualcosa di tipo "Nome istituzione + bolletta luce + data" con il tag "bolletta luce"

Se ricevo una lettera dove mi informano di non aver pagato la bolletta luce nel mese di marzo anno 2017 allora basta che faccio una ricerca per "bolletta luce" andando a guardami dal titolo qual'è la bolletta di marzo.

Sui dispositivi mobile Evernote mi serve principalmente per la raccolta dati. Foto, scontrini, documenti e audio note. La ricerca avanzata e una delle attività che uso più spesso dal portatile.

Nell'immagine allegata puoi vedere un esempio di cosa raccolgo in Evernote dal mio dispositivo mobile

EvernoteMobile

Per il lavoro, Evernote mi serve per spedire direttamente i documenti ai miei clienti oppure semplicemente per tenere traccia dei miei progetti.

Firmare un documento ricevuto e spedirlo con una mail certificata funziona direttamente da Evernote. Se non intendi usare una mail PEC puoi comunque ricevere e spedire documenti firmati direttamente dal tuo dispositivo senza la necessita' di stampare il foglio sulla carta.

Questo penso sia un'ottima cosa.

Sfruttando le funzionalità del servizio Taskclone insieme alla funzione pianifica articoli di WordPress puoi creare creare un calendario editoriale funzionante se scrivi i tuoi articoli in Evernote. 

Evernote insieme a Taskclone mi permette inoltre di organizzare le cose da fare in progetti e suddividerli in azioni gestibili mandando tutti i miei task in Omnifocus (il mio personal task manager).

Ecco qui un esempio di ciò che puoi trovare nel mio Omnifocus:

OmnifocusTask

Omnifocus mi permette di fare molte altre cose utili:

  • assegnare date di scadenza per i vari task

  • tenere traccia dei dettagli essenziali

  • creare link verso gli allegati di Evernote

  • individuare i task urgenti

  • sincronizzare tutto su tutti i miei dispositivi

  • ricevere le notifiche prima delle scadenze dei task da fare

  • portare a termine i miei progetti

Come mantenere Evernote pulito?

Evernote

Ecco qui alcune cose che ti consiglio di fare periodicamente per mantenere organizzato il tuo Evernote:

  • Cerca di avere un numero limitato di tag e rimuovi quelli inutilizzati

  • Cerca le note senza tag e vedi di etichettarle

  • Rimuovi i taccuini non utilizzati

  • Limita il numero di taccuini

Cosa manca in Evernote?

In questo articolo ho parlato di come funziona Evernote pero secondo me ci sono delle cose che mancano. Ecco cosa vorrei vedere nelle prossime release di questo prodotto:

  1. La possibilità di spedire mail da un indirizzo mail a tua scelta (per il momento puoi spedire mail soltanto dal account principale collegato a Evernote)

  2. Possibilità di criptare interi taccuini e anche interi documenti (Evernote ti permette di farlo soltanto con blocchi di testo nelle singole note) Attualmente c'è un software chiamato Saferoom che integra queste funzionalità in Evernote.

  3. Possibilità di poter anche estrarre il testo OCR dalle note e usarlo non solo come metadati ma anche come appunti personali. (Questa funzionalità e' già presente nei software come OneNote)

  4. Supporto per markdown

Cosa Evernote non è?

Personalmente penso che Evernote non e' stato progettato per gestire i cosiddetti To Do (o Todo) ovvero i software per la gestione attività personali come per esempio Omnifocus o Todoist per fare alcuni esempi.
Questo pero non ci impedisce l'integrazione con questi software utilizzando una webapp chiamata TaskClone

Evernote ha un sistema integrato di promemoria ma non e' all'altezza di un task manager evoluto come Omnifocus.

Quindi a mio parere Evernote non e' un ottimo TaskManager ma può essere integrato con altri software di questo tipo.

Alternative a Evernote

In questo blog ho deciso di non parlare di software che non uso e software che non ho testato. Questo semplicemente perché non mi fido di come funziona.

A mio parere, come alternativa a Evernote non ci sono tanti software sul mercato. Adiamo a vedere quali sono le migliori alternative a Evernote.

OneNote

1. Il "primo competitor" di Evernote e' OneNote di Microsoft disponibile gratuitamente su varie piattaforme ma con alcune restrizioni nella versione gratuita sull'export dei documenti e sulla disponibilità dei taccuini offline nel mondo Mac. Come grafica lo trovi molto più bello rispetto a Evernote e con un set di molte più opzioni.

A prima vista sembra meglio di Evernote in molti aspetti ma diventa difficile gestirlo quando hai raccolto molte note e diventa molto laborioso nella ricerca almeno che tu non sia un perfezionista nell'organizzazione.

Per gli utenti MAC, OneNote ha fatto un taglio di opzioni e non ti permette di salvare ed esportare i taccuini offline nemmeno dopo aver pagato l'abbonamento. Utile invece per il lavoro con altri clienti e per chi adopera altri prodotti Microsoft.

DevonthinkOffice

2. Il "miglior competitor" nel mondo Mac e DevonthinkOffice (personalmente utilizzo questo software per tutti i documenti che non vanno in Evernote ovvero tutti i file che non intendo sincronizzare via internet)

DevontninkOffice ha tutte le caratteristiche di Evernote compreso un'applicazione mobile pero utilizza cloud esterni per la sincronizzazione quindi e' più lenta. In cambio offre supporto per la crittografia utilizzando chiavi AES 256 bit nel tuo possesso.

BearApp

3. Una terza alternativa e' un'applicazione chiamata Bear Note, sviluppata da un'azienda italiana chiamata ShinyFrog attualmente disponibile soltanto per Mac e IOS.

Questa è un'applicazione molto elegante , utile per chi scrive articoli blog.Non usa  taccuini ma soltanto i tag.

Grazie alla compatibilità con il MarkDown e al supporto per TextExpander, Bear diventa il coltellino svizzero per i blogger e i giornalisti.

Capisco le multifunzionalità di queste app ma io sono un minimalista. Cosa mi consigli di usare come alternativa ad Evernote?

Simplenote è una validissima alternativa per i minimalisti. Puoi prendere appunti di testo aggiungendo tag ad ogni nota.

Cosa c'è dietro Evernote ?

DietroEvernote

Evernote e stato migrato nella piattaforma cloud di Google. Andiamo a vedere cosa c'è dietro e dove vengono memorizzati i tuoi dati.
Le tue note vengono gestite in un database MySqlinterfacciato da un'applicazione Tomcat. Il motore di ricerca di Evernote e' basato su Apache Lucente

Quando carichi un allegato in Evernote, una copia viene salvata in un server Webdav sul cloud Google locale US-West1 e una copia viene spedita in un data center remoto US-Central per il disaster ricovery.

Queste operazioni sono necessarie per mantenere sempre disponibile una copia dei tuoi dati anche nel caso di disastri naturali.

Dove si trovano i datacenter?

Il data center di produzione US-West1 di Evernote si trova in The Dalles, Oregon USA. Una copia di backup viene tenuta nel data center US-Central1 di Council Bluffs, Iowa a circa 2539 km.

Evernote e' sicuro?

EvernoteSicurezza

Evernote usa SSL per trasferire i dati durante la sincronizzazione tra il tuo pc e il loro datacenter. Google Cloud Storage cripta sempre i dati sul lato server, prima di essere scritti sul disco utilizzando come algoritmo AES-256.

Evernote mette inoltre a disposizione un algoritmo AES con chiavi a 128-bit per poter criptare porzioni di testo nelle tue note.

Per la sicurezza del tuo account ti consiglio di attivare la verifica in due passaggiin quanto aggiunge un ulteriore livello di sicurezza al procedimento di accesso, richiedendoti di inserire, oltre al tuo nome utente e password, un codice di verifica dal tuo cellulare.

I rischi associati al cloud dipendono da vari fattori. Le principali preocupazioni riguardano l'acceso dei dati da persone non autorizzate e il trust nel fornitore che offre il servizio. Capire dove si trovano i tuoi dati determina le normative applicabili per la loro protezione.

Tenere i dati sul tuo pc personale e non avere il tuo disco criptato non vuol dire avere più sicurezza di quanto tenerli nel cloud di Evernote.

Conclusione. Tu come usi Evernote ?

Evernote è un ottimo software nato per semplificare la complessità ed organizzare la propria vita e il lavoro.

Non sempre si riesce a richiudere tutti gli aspetti in un solo articolo per questo mi piacerebbe avere la tua opinione riguardo Evernote.

Vorrei sapere come lo usi e cosa ne pensi riguardo questo software ? Scrivimi una mail qui con i tuoi feedback.  Fammi sapere cosa ne pensi. Qualche alternativa che gradisci di più?