In questa recensione ti mostrerò passo passo come funziona Evernote, i suoi pro e contro e quali sono le app alternative, in modo da poter scegliere la soluzione per prendere appunti più adatta a te.
Cos’è Evernote?
Evernote è un'ottima app per creare, condividere, organizzare e archiviare le tue note. Le persone lo usano spesso sia per le loro esigenze personali che per quelle professionali.
Cosa puoi fare con Evernote?
- Creare, condividere, organizzare e archiviare le tue note.
- Ricercare qualsiasi tipo di informazione veloce mediante l'apposita funzione
- Allegare PDF di uso quotidiano ovunque ti trovi e con estrema semplicità come scontrini, file, foto, immagini e documenti
- Tenere sotto controllo le cose da fare, a casa e in famiglia
- Gestire le tue attività in un unico posto
- Gestire qualsiasi progetto, a lavoro o a casa
Evernote è gratuito?
Evernote mette a disposizione un piano completamente gratuito che ricopre quasi tutte le funzioni base necessarie per prendere appunti per uso personale. Qualora pero desideri accedere ad alcune funzioni premium o magari hai bisogno di più spazio di archiviazione, potrai sempre scegliere in un secondo tempo di aggiornare il tuo account.
Quale è la differenza tra Evernote Basic e Personal ?
Evernote è completamente gratuito da usare nella versione basic ma c'è un limite di upload di 60 MB al mese.
Per chi invece decide di acquistare la versione personal oppure professional, può usufruire di alcune funzionalità in più come :
- 10 - 20 GB upload ogni mese
- possibilità di usare le attività per catturare elenchi di cose da fare con date di scadenza, promemoria e notifiche alle tue attività
- monitoraggio e gestione delle attività da un'unica visualizzazione
- possibilità di cercare testo nei documenti e nei pdf
- inoltro di email direttamente nell'account Evernote
- creazione e salvataggio di modelli di note personalizzati
- puoi avere le tue note offline su un numero illimitato di dispositivi
- possibilità di collegare a Evernote l'account Google Calendar personale e quello lavorativo
- possibilità di personalizzare la Home aggiungendo più note fissate, blocchetti per gli appunti e widget di note filtrate
- ricerca di contenuti in base alla posizione
- esportazione di taccuini come file PDF
- condivisione di note e taccuini anche con utenti che non usano Evernote
- possibilità di inviare a chiunque una copia delle tue note via email
- possibilità di inviare ticket di supporto per ottenere risposte alle tue domande
Quale versione di Evernote è adatta a me?
Ti invito a confrontare qui sotto i vari piani sempre aggiornati per capire cosa funziona meglio per te 👇
Per chi va meglio Evernote premium ?
Se come me, usi spesso gli allegati PDF/DOC, la funzione mail di Evernote e vuoi avere le tue note offline su un numero illimitato di dispositivi, preferisci personalizzare la tua homepage e vorresti monitorare la gestione delle attività da un'unica visualizzazione, allora conviene usare Evernote Premium.
Tuttora, prima di aderire a un piano a pagamento, ti consiglio di provare Evernote Premium per 30 giorni gratis qui senza necessità di usare carte di credito.
Com'è l'esperienza d'uso dell'utente con Evernote?
La maggior parte degli utenti trova l'interfaccia di Evernote semplice e accessibile. Tuttavia, molte delle sue funzioni aggiuntive possono essere un po' più complicate rispetto ad alcune altre app che offrono soluzioni simili.
Ha una leggera curva di apprendimento ma nulla di complesso, tenendo presente il fatto che in ogni caso la tecnologia richiede un minimo effort di rinnovare costantemente le proprie capacità.
Nel seguito esaminiamo i pro e i contro
Evernote: Pro👍
- La cattura, l'organizzazione e la ricerca degli appunti sono il punto forte di Evernote. La sincronizzazione rapida con altri dispositivi consente di accedere alle note offline da smartphone, tablet, Pc o Mac.
- La navigazione dell'applicazione è molto semplice e intuitiva. Diciamo che la maggior parte delle persone non devono leggere per forza la documentazione per utilizzare l'app dal giorno 0.
- Le funzioni come Web Clipper, la possibilità di eseguire la scansione di un documento, le attività per catturare elenchi di cose da fare con date di scadenza, promemoria e notifiche, ti permettono di gestire progetti abbastanza complessi in un unico posto.
- L'integrazione con app come Google Drive, Slack, Outlook, Teams, Zapier e Gmail lo rende un potentissimo coltellino svizzero per i professionisti. Utilissimo anche per i team che lavorano insieme.
Evernote: Contro 👎
- Esistono alternative più economiche a Evernote che offrono soluzioni simili ai suoi piani premium. Tuttavia, la differenza di prezzo tra loro è di pochi euro.
- Evernote può diventare più complesso di una semplice app per prendere appunti qualora per esempio NON hai bisogno di funzioni aggiuntive.
- Alcuni concorrenti di Evernote offrono più spazio di archiviazione.
- Negli anni, l'azienda ha avuto delle dificolta di piazzarsi sul mercato. Molti utenti hanno iniziato a pubblicare su Reddit messaggi come: "Evernote Is Dead", ma ora molti ci ritornano.
Struttura dei dati di Evernote
Per iniziare a capire come funziona Evernote andiamo a capire meglio come viene strutturato.
I taccuini di Evernote
Ogni nota che crei in Evernote viene salvata in un taccuino (ovvero Notebook raccolte di note). Evernote mette a disposizione 2 tipi di taccuini, uno locale (offline) e uno sincronizzato.
I taccuini locali possono essere utilizzati solo sul computer dove vengono creati, mentre quelli sincronizzati sono disponibili su tutti i dispositivi dove installi Evernote.
I taccuini offline
I taccuini offline vengono scelti per memorizzare documenti che non intendi sincronizzare via internet come per esempio:
- documenti personali
- informazioni finanziarie
- tutti i dati che ritieni non adeguati per essere pubblicati sul cloud di Eevernote
I taccuini sincronizzati
Rappresentano quello che probabilmente è il punto forte di Evernote. La possibilità di avere tutti i datti sincronizzati automaticamente e accessibili in qualsiasi tempo, da ogni dispositivo.
Cosa memorizzare nei taccuini sincronizzati?
Ecco qui alcuni esempi:
- libri, documenti pdf, manuali, liste spesa, cose da fare
- idee, progetti, promemoria, aforismi, recensioni libri
- articoli blog, tutorial, foto, disegni, diario personale
- appunti presi da web, biglietti da visita, email, numeri telefono
- film da vedere, idee regalo, inventario degli oggetti
- tracciare le proprie attività
- scrivere la documentazione di lavoro, organizzare un viaggio
- organizzare un progetto di matrimonio, lezioni video, segnalibri
- agenda per appuntamenti, registrazioni vocali
- scadenze o obiettivi settimanali, obiettivi e flussi di lavoro
- il tuo calendario personale
Gli stack
Gli stack sono un mettodo per raggrupare più taccuini insieme.
Per esempio puoi creare uno stack chiamato progetti per raggruppare tutti i taccuini con riferimento ai tuoi progetti.
Andiamo a vedere un'altro metodo con il quale possiamo strutturare i dati.
I tag (etichette)
I tag ti permettono di aggiungere parole chiave alle tue note per poi filtrare più efficacemente i risultati nelle tue ricerche.
Quando usare i tag?
Personalmente uso i tag solo per le note che ho deciso di tenere a lungo termine, dato che sono molto utili durante la ricerca. Evidentemente, nulla vieta di farlo in modo diverso.
Un altro consiglio utile sarebbe quello di utilizzare i tag per dare un contesto alle tue facende. In questo caso, le note per svolgere determinate attività possono contenere tag a cui sono associate possibili azioni quali, apri, pianifica, aggiungi, chiama, etc.
Un'altra cosa utile da sapere è che in Evernote i tag si possono raggruppare. Per esempio potrei creare un gruppo chiamato blog con sotto-tag di riferimento ad alcune parti legati al blog. Utilissimo per la gestione dei progetti complessi.
Come salvare una ricerca in Evernote?
Probabilmente all'inizio quando hai pochi appunti non riesci a renderti conto di quanto potente è la ricerca di Evernote. Col tempo, quando inizi invece ad avere migliaia di note capisci che la ricerca diventa una necessità.
Cose da sapere:
- Ogni ricerca può essere salvata nei preferiti.
- Le ricerche salvate vengono sincronizzate su tutti i dispositivi, proprio come le note, i taccuini e i tag.
- Le ricerhe si possono aggiungere come widget nella schermata Home.
Questo è utile in quanto ogni nuova nota aggiunta in Evernote, la potrai trovare subito nel campo delle ricerche salvate se rispecchia i tuoi criteri di ricerca.
Come funziona il riconoscimento OCR di Evernote?
Grazie alla funzione di riconoscimento del testo (OCR), Evernote ti permette di ricercare il testo nelle foto, nei scontrini e in qualsiasi foglio PDF o DOC allegato.
Ogni volta che aggiungi un'immagine in Evernote, il sistema di riconoscimento OCR copia il testo che trova all'interno dell'immagine come metadati nella nota permettendoti cosi di ritrovarlo usando la ricerca di Evernote.
Crea le note via mail
Quando inizi ad utilizzare Evernote, ti viene fornito anche un indirizzo email. Ogni mail inviata a questo indirizzo viene trasformata in una nota all'interno del tuo taccuino preferito.
Questa è una delle funzioni utili di Evernote in quanto ti permette di inoltrare mail e trasformarle in note.
Per scoprire il tuo indirizzo di mail Evernote vai su Strumenti > Informazioni Account
Andiamo a vedere alcuni esempi:
Per inoltrare una mail in Evernote e salvarla nel taccuino Personale assegnado il tag #dafare, sarebbe sufficiente aggiungere all'oggetto della mail quanto segue: #dafare @Personale.
Ecco qui un esempio su come creare un promemoria via mail : Andare in posta @Personale #dafare !2023/03/22 (Nota: Il testo va inserito nell'oggeto mail)
Nota: I taccuini e i tag devono già esistere nel tuo account Evernote. Inoltrare invece mail a un taccuino inesistente non crea il taccuino. Le tue email in questo caso verranno salvate nel taccuino predefinito.
Come automatizzare la mail di Evernote?
Ecco qui un use case pratico. Qualsiasi e-mail ricevo da parte di Amazon nella mia casella di posta, viene automaticamente etichettata con il tag #amazon e poi viene inoltrata in un taccuino Evernote chiamato Ricevute.
Per fare questo ho usato un filtro di Gmail. Questo mi permette di inoltrare automaticamente i messaggi ricevuti in base ad alcuni criteri che ho definito durate la creazione delle regole.
In questo caso tutte le mie email di Amazon si trovano in un unico posto. Se devo ricercare un ordine, mi basterebbe fare una semplice ricerca in Evernote.
Per ulteriori automatismi con Evernote potresti usare un servizio chiamato IFTTT. Questo ti permette di creare semplici sequenze di comandi, chiamate "recipe" attivando cosi un insieme di altre applicazioni compatibili con Evernote.
Come utilizzare la sintassi di ricerca avanzata?
Il modo più semplice per fare una ricerca in Evernote è quello di inserire le parole chiave o i tag nel campo ricerca note. Per cercare frasi intere ti conviene avvolgerli tra virgolette.
La ricerca avanzata di Evernote ti permette di cercare le tue note in base alla data di creazione, tipologia di documento che hai allegato o addirittura il luogo dove hai aggiunto la nota.
Gli operatori di ricerca di Evernote sono praticamente parole chiave che ti permettono di indicare in modo specifico come e dove ricercare il testo.
Ad esempio se digiti tag:dafare nel campo di ricerca, Evernote ti farà vedere tutte le note contrassegnate con il tag #dafare
Puoi aggregare più tag nella tua ricerca. Ad esempio, per cercare tutte le note contrassegnate con il tag #dafare e con il tag #blog puoi usare la seguente sintassi: tag:dafare tag:blog
Ecco un'altro esempio di ricerca:
notebook:Personale tag:"da fare"
Questa ricerca ti permette di vedere solo le note all'interno del taccuino Personale contrassegnate dal tag "da fare"
Nota: Per i tag separati da spazio ti conviene avvolgerli tra virgolette. Es. tag:"da fare"
Ecco una lista di operatori di ricerca utili :
- -tag:* (ricerca tutte le note senza tag)
- intitle:caffè (ricerca le note con "caffè" nel titolo)
- notebook:Finanza (ricerca solo le note all'interno del taccuino "Finanza")
- created:day-2 (saranno riportate tutte le note create negli ultimi due giorni.)
- created:20231218 (saranno riportate le note create il o dopo il 18 dicembre 2023)
- updated:day-2 (riporta tutte le note aggiornate negli ultimi due giorni)
- source:mobile.* (riporta tutte le note create su un'app mobile di qualunque tipo)
- resource:application/pdf (riporta tutte le note che contengono file PDF)
- recoType:handwritten (riporta tutte le note che contengono parole scritte a mano)
- encryption: (cerca note che contengono testo crittografato con il sistema di crittografia incorporato in Evernote)
- any: pizza birra (riporta le note che contengono "pizza" o "birra" (levando questo operatore: vengono riportate solo note che contengono "pizza" e "birra").
Trovi qui ulteriori operatori di ricerca avanzata di Evernote.
Come mantenere Evernote pulito?
Ecco qui alcune cose che ti consiglio di fare periodicamente per mantenere organizzato il tuo Evernote:
- Cerca di avere un numero limitato di tag e rimuovi quelli inutilizzati
- Trova le note senza tag e vedi di etichettarle
- Rimuovi i taccuini non utilizzati
- Limita il numero di taccuini
Evernote vs concorrenti
Ora adiamo a vedere quali sono i miglior competitor.
Evernote vs OneNote
- Evernote è più facile e semplice da usare rispetto OneNote.
- Evernote offre alcune funzioni solo agli utenti premium, mentre OneNote offre tutte le sue funzioni gratuitamente. È necessario tuttora pagare per OneNote solo se si ha bisogno di più di 5 GB di spazio di archiviazione.
- Evernote dispone di uno strumento di ricerca avanzata, mentre la funzione di ricerca di OneNote è limitata al testo senza adoperare operatori di ricerca.
Evernote vs Notion
- Evernote è nato per prendere appunti, mentre Notion è più di un'applicazione per prendere appunti. Pertanto, Evernote è migliore se quello che cerchi è un'app esclusiva per prendere appunti, mentre Notion è migliore per chi desidera un'app multifunzionale per il lavoro.
- Scegli Evernote per la tua produzione personale, oppure Notion per migliorare le collaborazioni durante i progetti di gruppo.
- Evernote offre funzioni come lo sketch in-app insieme alla possibilità di scansionare documenti, mentre Notion non offre queste funzioni.
Evernote vs Bear
- Evernote offre alcune funzioni distinte come i template, un Web Clipper potente e la possibilità di aggiungere note audio, mentre Bear ha altre caratteristiche distinte come per esempio esportare il tuo lavoro in svariati formati, la sintassi Markdown e la modalità Focus.
- Evernote è disponibile su Windows, Mac, iOS e Android, mentre Bear è disponibile solo su Mac e iOS.
- Evernote si integra con un numero maggiore di app di terze parti rispetto a Bear, il che rende più facile la sincronizzazione di Evernote con il tuo flusso di lavoro che magari può dipendere da fattori esterni.
Cosa c'è dietro Evernote ?
Evernote è un'applicazione basata su Google cloud. Le tue note vengono gestite in un database MySql interfacciato da un'applicazione Tomcat. Il motore di ricerca di Evernote è basato su Apache Lucente
Quando carichi un allegato in Evernote, una copia viene salvata in un server Webdav sul cloud Google locale US-West1 e una copia viene spedita in un data center remoto US-Central per il disaster ricovery.
Queste operazioni sono necessarie per mantenere sempre disponibile una copia dei tuoi dati anche nel caso di disastri naturali.
Il data center di produzione US-West1 di Evernote si trova in The Dalles, Oregon USA. Una copia di backup viene tenuta nel data center US-Central1 di Council Bluffs, Iowa a circa 2539 km
Evernote è sicuro?
Evernote usa SSL per trasferire i dati durante la sincronizzazione tra il tuo pc e il loro datacenter. Google Cloud Storage cripta sempre i dati utilizzando come algoritmo AES-256.
Evernote mette inoltre a disposizione un algoritmo AES con chiavi a 128-bit per poter criptare porzioni di testo nelle tue note.
Per la sicurezza del tuo account ti consiglio di attivare la verifica in due passaggi in quanto aggiunge un ulteriore livello di sicurezza, richiedendoti di inserire durante il login, oltre al tuo nome utente e password, un codice di verifica dal tuo cellulare.
Conclusione
Evernote è un ottimo software nato per semplificare la complessità ed organizzare la propria vita e il lavoro. Nonostante il suo passato tormentato, Evernote oggi resta uno dei migliori servizi in termini di caratteristiche e funzionalità.
Pur avendo molte alternative, Evernote ha molti fan fedeli che lo seguono.
Scegli Evernote se
- Devi prendete molti appunti e vuoi organizzarli in modo efficiente.
- Cerchi un sistema di gestione delle attività integrato in un'unica app insieme agli appunti per semplificare il tuo flusso di lavoro.
- Ti piace prendere appunti vocali, disegnare schizzi, inserire immagini o scansionare note scritte a mano.
- Cerchi un modo semplice ed efficiente per ritagliare sezioni o pagine dal web da aggiungere ai tuoi appunti.
- Utilizzi diversi dispositivi per prendere appunti e vuoi che funzionino in modo sincronizzato.
- Utilizzi altre apppicazioni come Gmail, Google Drive, Google Calendar, Slack, Outlook, MS Teams, Zapier, ecc. e vuoi integrarle con le tue attività.
E tu, lo usi? Fammi sapere cosa ne pensi.
