Come aumentare la propria produttività?

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Se non si può' misurare qualcosa, non si può migliorarla. - Lord William Thompson

Scommetto che navigando su internet troverai numerose app insieme a vari sistemi e strumenti di gestione produttività personale. Tutti promettono di organizzare meglio le tue attività, semplificare il tuo lavoro e migliorare la tua vita. La domanda che spesso mi chiedevo negli anni passati e’ questa :

Tra le migliaia di consigli disponibili su internet, qual'è la miglior strategia che posso adottare per organizzarmi al meglio?

In passato andavo su Google cercando parole chiave come "to do list app", "migliori app produttività" , "app produttività personale" dopodiché mi leggevo qualche articolo blog, inquadravo quello che proponevano altri e cercavo di utilizzare il loro sistema.

Ho scoperto pero che questo non ha mai funzionato per me. Non bastava scaricare un'app per avere una to do list efficiente oppure adottare un sistema di qualcun altro e farlo funzionare. 

Questo perché per ottenere un risultato efficiente il sistema di produttività deve essere adatto alla tua personalità, alle tue esigenze. Poi qualcuno deve fare il lavoro. Non basta semplicemente aggiungere i task nella lista.

Una delle cose che ho imparato sulla produttività negli anni e' che prima bisogna conoscere che cos’è, quali sono sono gli strumenti necessari per intraprendere il percorso produttivo e poi come usarli per creare il tuo workflow.

Perché non adottare il sistema Detto Fatto che esiste già? Promette bene giusto?

Il sistema "David Allen Detto Fatto" per organizzarsi è straordinario ma e’ anche complesso. Se finisci di spendere più tempo nel gestire il sistema piuttosto che fare il lavoro allora c’è qualcosa che non va. Non è questo il miglior modo per approcciare la produttività. 

Hmm, dove iniziare allora? Dovresti domandarti che cosa significa produttività per te e adeguare l’approccio gestionale in base a questo.

Una definizione valida per la produttività potrebbe essere questa:

Produrre qualcosa che fornisce del valore aggiunto gestendo efficacemente il tempo e le risorse con una buona dose di flessibilità strategica eliminando il più possibile la frizione.

La produttività non vuol dire fare le cose efficacemente e investire il tuo tempo in qualcosa di poco valore. Non condivido questo.

Le prime 3 domande a cui devi rispondere se vuoi intraprendere una strada produttiva sono queste:

  1. Cosa produrre ?

  2. Perché farlo ?

  3. Come farlo ?

Se trascuri cosa e perché? passando subito al come? mi dispiace ma non sarai produttivo indipendentemente dal tempo che investì nella faccenda. Cosa produci deve assolutamente portare del valore aggiunto come risultato finale ed è per quello che uno deve porsi la domanda perché farlo?

Tolte queste barriere finisci per concentrati da ora in poi sul come farlo?

Nello stesso modo, se spendere più tempo nel capire come fare il lavoro diventa più complesso rispetto al valore ricavato dal raggiungimento dell’obiettivo forse non ne vale la pena usare questa via.

Il ruolo della to do list 

La to do list subentra nel tuo processo come un assistente personale. Se io per esempio decido di scrivere un articolo blog il giovedì prossimo allora lo scopo della to do list e' quello di "Ricordami di seguito dal promemoria desiderato". Una to do list non e' un software che sostituisce le tue decisioni. Spetta a te prendere la decisione e anche fare il lavoro 

Una to do list deve inoltre:

  • semplificare la raccolta dei dati

  • semplificare l’organizzazione

  • essere affidabile

  • essere semplice da usare

  • permetterti di pianificare efficacemente ciò che devi fare successivamente

Puoi quindi utilizzare carta e penna, un calendario oppure un’app. Non importa cosa utilizzi ma come lo utilizzi. Ricordati sempre che deve portarti valore aggiunto. Io per esempio utilizzo un’app chiamata Things3 come to do list.

things3

Riassumendo quanto detto prima, il compito principale della to do list e’ quello di: Raccogliere, elaborare, organizzare e schedulare i tuoi task a fine di migliorare il tuo lavoro verso l’obiettivo finale. 

I progetti ?

Il vero problema e’ la mancanza di definizione di che cosa sia veramente un progetto, e di quali siano le attività’ da svolgere per portarlo a termine. — David Allen

I progetti raggruppano le attività simili e ripetitive con lo scopo di raggiungere un’obiettivo. 

Non e’ sempre necessario avere progetti complessi. Un progetto può essere un semplice gruppo di 4/5 attività da fare con lo scopo di raggiungere un risultato oppure un insieme di gruppi di attività necessari a portare a termine un’unico obiettivo. 

Ecco qui alcuni esempi:

Routine Settimanale (qui tutte le attività da svolgere settimanalmente)

  • leggere ogni mattina

  • scrivere ogni mattina

  • fare il backup del computer ogni venerdì

  • fare la spesa ogni sabato

  • pulire la casella di posta elettronica ogni giovedì

  • rimuovere le foto duplicate dal pc/telefono

  • scaricare l’abbonamento per la prossima settimana

Routine Mensile (qui tutte le attività da svolgere mensilmente)

  • pagare l'affitto (ogni 5 del mese )

  • replicare un clone del portatile con CCC (ogni 1 del mese )

  • creare un report delle spese in Banktivity

  • taglio capelli

  • rimuovere tutte le app non utilizzate dal pc e dal telefono

  • comprare l’abbonamento treno per il mese successivo

Routine Annuale (le attività ripetitive annuali)

  • revisione auto

  • rinnovo dominio blog

  • rinnovo abbonamento Ulysses

  • rinnovo abbonamento PEC

  • creare un report spesa entrate/uscite

  • comprare regali per natale

  • prenotare le ferie

Blog (progetto specifico)

  • scegliere un CMS

  • acquistare un servizio hosting

  • comprare un dominio

  • creare un logo

  • scegliere un tema

  • setup newsletter

  • backup sito

  • calendario editoriale

  • scrittura articoli

  • editing

  • pubblicazione

P.s. Uno degli errori che uno può commettere è quello di assegnare troppi task da fare in un solo giorno senza la possibilità di portarli a termine. Fai molta attenzione a questo perché diventa facile cascarci. Basta aggiungerli alla lista e non farli.

I tag fanno la differenza 

Trovo i tag molto efficaci per raggruppare le attività simili. Sono molto flessibili nella ricerca e ti permettono anche di ricordarti con facilità le cose. 

Ecco qui il metodo su come potresti usare i tag efficacemente:

  • luoghi in cui si può verificare un compito es. @a casa o @al lavoro

  • strumenti dove posso svolgere determinati task es. @al computer @Al telefono

  • un insieme di condizioni di tempo es. @Al mattino , @Pomeriggio, @La sera

  • una divisione per tipo di lavoro es: @Tempo Libero, @Lavoro Intenso

  • per tutte le attività che devo fare in ufficio es. @In ufficio

  • per tutte le attività da fare a casa es. @A casa

  • per le attività da fare subito al mattino presto es. @Prima cosa

  • per le attività che sono in attesa di qualcosa o qualcuno es. @In attesa

  • per tutte le commissioni da fare es. @Commissioni

  • attività da fare al computer es. @Al computer

  • attività da fare al telefono es. @Al telefono

Revisione 

Un'altro fattore importante in un qualsiasi sistema di organizzazione è la revisione periodica dei tuoi obiettivi, progetti o attività. Ho notato che senza la revisione molte delle cose rimangono dove sono senza avere uno stato di avanzamento. Non c'è una regola su come fare la revisione. 

Io per esempio la faccio ogni fine settimana rispondendo a 3 semplici domande:

  1. A che punto sono nel mio percorso verso l'obiettivo finale? (Per capire meglio dove ero prima e dove sono ora)

  2. Quali attività oltrepassano i limiti naturali del tempo? (Per capire se riesco a tenerci passo con i miei progetti)

  3. Su che cosa devo focalizzarmi ora e cosa dovrei lasciare perdere? (per capire se sto perdendo troppo tempo con cose inutili)

Se non riesci a tracciare il tuo obiettivo vuol dire che non è raggiungibile e forse dovresti ripensarlo. Se i tuoi task oltrepassano le limitazioni naturali del tempo allora devi riorganizzare il tuo lavoro.

Gran parte della produttività personale dopo aver definito il tuo obiettivo riguarda lo sviluppo di un ritmo di lavoro da integrare nella tua vita quotidiana insieme alle altre cose che hai da fare. Il punto e’ questo: Sapere cosa fare, sapere l'ordine in cui fare e soprattutto farlo. 

Flessibilità strategica 

La flessibilità strategica e’ subentrata nelle mie routine di recente. Il punto non e’ quanto bravo sei a seguire le tue abitudini, routine o processi ma quanto bravo sei a seguirle quando ti trovi nella difficoltà. La flessibilità strategica e’ la fotografia del tuo piano quando le cose escono fuori dal controllo o meglio il metodo con quale gestisci le tue abitudini e routine mentre sei in vacanza, oppure quando incontri degli ostacoli.

Per questo devi sempre avere un piano B. 

Il piano B deve permetterti di gestire con flessibilità le tue attività nel calendario. Se oggi non riesci a portare a termine i tuoi task dovresti trovare un’altra fascia di tempo da riciclare per finirle. Non puoi semplicemente lasciarle perdere.

calendar

La flessibilità strategica ti permette quindi di procrastinare in un modo molto smart. Questo ti da più soddisfazione perché non devi essere cosi rigido con te stesso. 

Se per esempio eri abituato a scrivere al mattino sul treno ma oggi hai perso il treno puoi sempre avere un piano B per continuare la tua scrittura più tardi. Puoi scrivere la sera quando rientri oppure in un’altro momento. 

Il punto e’ riuscire fare l’attività anche se le circostanze in cui ti trovi ti interrompono dal fare in un determinano momento. Va bene anche se la fai in un secondo tempo, non c'è niente di male. Importante e’ farlo!

Come eliminare la frizione.

La frizione e’ ciò che spesso rallenta la tua velocità nel avanzare le cose che portano verso l’obiettivo finale. A volte puoi eliminarla mentre delle volte non proprio. Automatizzando tutti i tuoi task ripetitivi sarebbe un ottimo punto d'inizio.

Come faccio a individuare i miei task ripetitivi ?
Se una cosa la devi fare più di 2 volte allora e’ un task ripetitivo. Ti faccio un esempio di una cosa banale che mi ha risparmiato del tempo. Ho risparmiato 11 ore e 41 minuti del mio tempo evitando di usare il mouse dal febbraio a giugno quest’anno. Al suo posto ho usato un software di scorciatoie per la tastiera.  

LaunchBar

Forse non sembra tanto a prima vista ma sommando tutte le cose ripetitive che ho automatizzato fino oggi ti garantisco che ho messo da parte un bel po’ di tempo. 

Un automatismo riesce a modellare la l'efficienza nella produttività come l’interesse composto. Va ad aggiungersi alla produttività già accumulata divenendo anch’essa produttiva di interesse.