Che tu sia un presentatore esperto, manager, formatore, studente, blogger, impiegato, in questo articolo ti mostrerò come creare una presentazione efficace per comunicare meglio, coinvolgere e convincere la tua audience.
Piccola premessa… Nessuno nasce già sapiente!
La mia prima presentazione che ho fatto è stato un fallimento incredibile. Evidentemente ho fatto del mio meglio e per fortuna le persone presenti sono state abbastanza gentili da non lanciarmi nulla addosso.
Oltre essere stato colto impreparato, le mie slide erano orrende, il linguaggio molto burocratese, mentre il design rispecchiava le aziende degli anni '90. Insomma, avevo uno di quei template di colore blu, freddo, noioso e complicato.
Ma ho imparato molto negli anni e ogni presentazione da allora, sia che mi trovi in una sala riunioni, oppure semplicemente in una videoconferenza da remoto è decisamente migliorata.
La morale della favola è che fare una buona presentazione parte con il tempo che spendi dietro le quinte prima ancora di fare arrivare il messaggio sullo schermo, di fronte ad una platea oppure semplicemente per mostrare il lavoro ai tuoi colleghi.
Quindi, da dove cominciare?
01. Racconta una storia sin dall’inizio
L’essere umano è da sempre attratto dalle storie. Fai in modo che la tua presentazione sia riscaldata da una storia, anche se è una presentazione tecnica. Parti da un arco narrativo. Un modello semplice e comunemente usato nelle presentazioni è la struttura in tre atti.
- Nel primo atto sottolinea brevemente cosa ti ha spinto a intraprendere questo determinato viaggio. Parti dal perché.
- Nel secondo atto introduci il tuo problema. Ricorda che non deve essere facile. Se il problema fosse stato facile da risolvere, non saresti qui a parlare. Guida il tuo pubblico tra i vari ostacoli dopodiché a fine del secondo atto getta le basi per la risoluzione che avverrà nel terzo atto.
- Dedica il terzo atto alla risoluzione del problema sollevato. Specifica quali sono stati i risultati ottenuti, come sei arrivato alla soluzione, qual è l'impatto e in che modo la tua soluzione può aiutate gli altri. Arriva al morale della favola. Chiudi così l’arco narrativo. Fine storia!
Per approfondire vedi anche:
- L’eroe dei mille volti (Libro)
- Stealing fire from gods (Libro Eng)
- Storytelling d’impressa (Libro)
- Partire dal perché (Libro)
- Storytelling per le presentazioni tecniche (Corso Eng)
- Presentazioni efficaci (Corso Ita)
- Come I grandi leader ispirano l’azione (Video Eng)
02. Parla in modo efficace e coinvolgente
- Studia il tuo pubblico. Ricorda che una persona media parla a una velocità di circa 125-150 parola al minuto. È fondamentale conoscere questi dettagli. Cosi puoi adeguare il tuo discorso, il tuo linguaggio in base a chi hai di fronte.
- Essercitati periodicamente. L'esercizio è la chiave di tutto, ma questo probabilmente lo sai già. Prendi familiarità con la tua voce. Il migliore modo per farlo è quello di registrarti e ascoltare come parli.
- Procedi lentamente con tua presentazione senza correre. Prenditi le giuste pause, rallenta e scandisci bene le parole. È necessario che il pubblico capisca davvero il tuo messaggio e che ti ascolti fino in fondo.
- Impara dai fuoriclasse. Il modo migliore per imparare il public speaking è quello di seguire i fuori classe.
Per approfondire vedi anche:
- Marco Montemagno. I suoi video si distinguono per il ritmo, luce, brillantezza, modernità dal punto di vista della grafica. Montemagno usa un linguaggio molto chiaro, non pomposo di un amico che ti sta dando un consiglio. Assolutamente da seguire se la tua audience è un pubblico italiano.
- Jordan Peterson. Uno psicologo e accademico canadese molto famoso su YouTube come speaker. Un narratore fantastico con storie molto articolate. In povere parole, un fenomeno della comunicazione nella lingua inglese.
03. Keep it simple and smart (rimani sul semplice)
Il messaggio che vorrei passare è questo. Immagina di riuscire a scomporre un qualsiasi concetto, incredibilmente complesso con parole semplici e spiegarlo a qualcuno che non ha alcuna familiarità con esso.
Non so se hai avuto modo di leggere Sei pezzi facili di Richard Feynman. Stiamo parlando di fisica complessa spiegata a un quattordicenne. Questo vale anche per le presentazioni. Anche perché se nessuno comprende, non servono a nulla.
Inoltre, evita di fare slide chilometriche. Una slide efficace è quella usata come supporto visivo per rafforzare il messaggio di chi parla. Come regola di base, se una slide contiene più di 75 parole, è di fatto un documento. Se pensi di sovraccaricare le tue slide, piuttosto apri outlook e invia una mail.
Ora metti che voglio spiegarti un concetto complesso sulla differenza tra i database non relazionali e quelli relazionali.
Come faccio? Ecco qui un esempio pratico. Potrei semplicemente spiegartelo confrontando due scatole di giocattoli.
Avere tali esempi è una buona opportunità non solo per spiegare, ma anche per intrattenere. Un motivo in più per fare in modo che la parte tecnica sia riscaldata da una storia.
Per approfondire, vedi anche:
- Presentation Zen (Libro Eng)
- Sei pezzi facili (Libro Ita)
- Really Bad powerpoint (Articolo Blog Eng)
04. Impara a usare gli strumenti di presentazione
Qui bisognerebbe innanzitutto uscire fuori dalla scatola, imparare l’approccio per come creare slide efficaci, e poi dopo, in un secondo tempo scegliere lo strumento adeguato.
Tutti gli strumenti che ti propongo qui sono in grado di generare output identici. Se capisci con quale strumento funzioni meglio, sei già un passo avanti. Ti suggerisco comunque di provarne diversi per vedere quale si addice di più al tuo modo di pensare.
p.s. Io personalmente utilizzo InDesign e a volte Keynote per poi esportare la presentazione in Powerpoint e PDF per condivisione.
Per approfondire vedi anche:
- Adobe Live (Video guide gratuite grafica online)
- Canva Design School (Corsi gratuiti grafica online)
- Corsi.it (Corsi online di IT & Software)
05. Scegli i tipi di carattere e i colori più adatti
Come regola di base sappi che sempre meglio un font semplice non ambizioso ma chiaro. Per esempio, non puoi sbagliare se scegli uno tra i seguenti 6 font che ti propongo: Avenir, Lato, Myriad, Garamont, Bodoni, Baskerville.
Qualora voglio spingermi oltre, per avere una prospettiva più ampia sull’equilibrio e sull’armonia dei vari font scelti, io faccio affidamento a questo generatore di font.
Per quanto riguarda invece i caratteri tieni presente questo. La dimensione del carattere va di pari passo con il principio "less is more”. Quando non devi inserire tonnellate di contenuti nella tua slide, puoi utilizzare caratteri di dimensioni maggiori.
Non ti suggerisco di fare il contrario in quanto prenderai la brutta abitudine di sovraccaricare le tua slide con tonnellate di testo.
La cosa più importante in una presentazione è di non compromettere la leggibilità. Quindi si, va bene introdurre il colore ma nello stesso tempo sappi che lo spazio bianco o chiaro rende la tua slide facile da leggere e piacevole da guardare.
Ci sono momenti in cui il colore da un tocco maggiore. Motivo per cui ti condivido 4 colori safe per lo sfondo delle tue slide.
- Pearl Bush (#E4D8CD)
- Gray Nurse (#E4E5E3)
- Nebula (#D2E1DF)
- Swiss Coffee (#DAD5D6)
Per approfondire vedi anche:
- Font Knowledge (Il miglior posto per imparare le basi dei font gratuitamente)
- FontJoy (Generatore di font)
06. Come creare colori senza sbagliare le tinte?
Senza spiegarti nel dettaglio la teoria del colore, anche perché sicuramente ci vogliono parecchie ore, quello che vorrei illustrarti è l’approccio che uso per creare una gamma di colori partendo da un colore primario a mia scelta.
Metti che devo partire da un colore chiamato TWINE (#C07C4F) e ho intenzione di trovare quali sono i colori che stanno bene insieme per creare alcune slide di presentazione.
La prima cosa che faccio è quella di caricare il mio colore di partenza in questa app come campione.
Come avrai notato (vedi immagine qui sotto), la app mi permette di individuare le tinte, le ombre, insieme ai vari schemi di combinazione. Mi dice inoltre con esattezza quali sono i colori complementari, analoghi, triadici, tetradici da usare insieme al mio colore di partenza.
Senza alcun effort, ho tutto ciò che mi serve a portata di un click per le mie prossime slide.
Nota: Parlare del colore senza studiarlo nel dettaglio può essere difficile. Motivo per cui ti condivido qui sotto alcune risorse utili per approfondire:
- Guida pratica alla teoria del colore (Video YouTube Eng)
- ColorSlurp (App utile per la selezione colori Mac/IOS)
- Vectornator (App vettoriale)
- Adobe Color (Un generatore di palette di colore)
- Coolors (Un altro generatore di palette di colore)
- 100 combinazioni di colori (Articolo blog)
- The biology of seeing (Il miglior libro sulla teoria dei colori)
07 Rimuovi lo sfondo indesiderato dalle immagini
Molte delle volte la cosa più frequente che mi capita nel mentre sto preparando una presentazione, è l’esigenza di rimuovere lo sfondo indesiderato dalle mie immagini.
Ecco qui un trucco veloce per farlo gratis e senza dover aprire Photoshop. Si chiama remove.bg. Praticamente, sfruttando la potenzialità dell’intelligenza artificiale, questo strumento gratuito riesce a rimuovere lo sfondo indesiderato da qualsiasi immagine a portata di un click.
08 Crea slide eleganti con gusto
Secondo la teoria della Gestalt la percezione di un oggetto in una pagina o slide, non si può ridurre alla percezione delle sue singoli parti. Va tenuto in considerazione che il nostro cervello percepisce l’insieme degli oggetti come totalità strutturata e organizzata.
In povere parole non basta buttarci degli oggetti sopra la slide, dobbiamo farlo secondo delle regole.
Cosi come bisogna avere buon gusto nel vestire, non va trascurata la mancanza di eleganza nelle tue slide.
Per farti un esempio, ecco qui una slide di pessimo gusto!
Lo spazio negativo in questa slide a forma di L al contrario non è piacevole a chi la guarda nonostante abbiamo posizionato correttamente l’immagine del violino in un angolo. Motivo per cui non possiamo aggiungere ulteriori elementi perché peggiorerebbe la situazione.
Ora andiamo a vedere un esempio che segue le leggi della Gestalt.
Qui abbiamo due forme diverse di spazio negativo, un rettangolo più grande e uno più sottile. Inoltre, il rettangolo sottile è quasi identico alla grandezza del titolo. Possiamo dunque concludere che gli oggetti vivono in armonia secondo i principi della Gestalt e che sono piacevoli da guardare.
Importante sapere che tutti gli strumenti per creare slide mettono a disposizione delle linee guida per allineare gli oggetti. Queste guide ci permettono di creare una sorta di matrice dove andremo ad allineare tra di loro il nostro testo, le immagini insieme allo spazio negativo.
Per approfondire questo tema ti lascio due dei migliori libri sull’argomento:
- Grammatica del vedere. Saggi su percezione e Gestalt (Libro Ita)
- Grid Systems in Graphic Design (Libro Eng)
09 Dove scaricare immagini (gratis o quasi)?
Ecco qui alcune risorse utili dove trovare immagini decenti per le tue prossime slide:
Conclusione
Mi fa piacere che tu sia arrivato fin qui! Non dimenticare di scaricare la presentazione in formato PDF e fammi sapere cosa ne pensi! In caso di commenti o domande, non esitare a scrivermi.
